Buat struktur folder per klien
Buat folder utama untuk tiap klien, lalu subfolder per tahun dan bulan. Di dalamnya, satu folder per konten berisi video final, thumbnail, dan file teks berisi caption serta hashtag.
Pakai pola nama yang sama untuk semua klien, misalnya tanggal, nama klien, dan topik singkat. Siapa pun di timmu bisa menemukan konten dalam hitungan detik.
Simpan persetujuan secara tertulis
Sebelum posting, minta persetujuan tertulis dari klien, misalnya lewat email atau komentar di tools perencanaan bersama, lalu simpan salinannya di folder konten. Catat siapa yang menyetujui dan kapan.
Banyak klien UMKM menyetujui lewat WhatsApp; itu bisa saja, asalkan kamu screenshot dan simpan dengan jelas. Kalau ada revisi setelah tayang, catat juga.
Catat yang tayang dan hasilnya
Setelah tayang, tambahkan link, jam posting, dan screenshot postingan. Di akhir bulan, simpan laporan yang kamu kirim beserta angka penting tiap video.
Simpan kontrak, brief, dan hak pakai musik, kreator, atau footage stok di folder kampanye, supaya tahu apa yang boleh dipakai ulang nanti.
Cadangkan dan sepakati masa simpan
Simpan arsip klien di akun cloud bisnis dengan akses terbatas untuk yang memerlukan, plus satu cadangan lagi. Aktifkan verifikasi dua langkah di semua akun terkait.
Sepakati di kontrak berapa lama file disimpan dan apa yang terjadi saat kerja sama berakhir, misalnya menyerahkan arsip. Cek aturan data pribadi setempat, atau tanya profesional, untuk hal yang menyangkut data pribadi.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah arsip konten milik klien?
Sering kali konten final milik klien, tapi tergantung kontrakmu. Tulis soal kepemilikan dan serah terima arsip dengan jelas sejak awal kerja sama.
Apakah chat WhatsApp cukup sebagai persetujuan?
Bisa, asalkan disimpan dan jelas menunjukkan apa yang disetujui. Banyak social media manager lebih suka email atau tools perencanaan agar catatannya lebih rapi.